Wij van de teamtrainers vragen teams regelmatig wat ze onder goed samenwerken verstaan. Wat we vaak horen zijn containerbegrippen, algemeenheden en persoonlijke irritaties. Bijvoorbeeld: communicatie, afspraak is afspraak en ‘ik vind het zo storend als iemand op zijn telefoon zit te kijken tijdens de vergadering’. Wat goede teams nou precies doen om optimaal samen te werken? Dat blijft voor veel teams een raadsel. In dit artikel gaan we je precies vertellen we goeie teams wel doen!
Dit doen goede teams wél: 1. Ze vertrouwen elkaar; 2. Ze gaan openlijk de strijd aan over ideeën; 3. Ze steunen besluiten en actieplannen; 4. Ze spreken elkaar aan op het realiseren van overeengekomen activiteiten; 5. Ze concentreren zich op het bereiken van collectieve resultaten.
Als het zo makkelijk is, waarom blijkt het in de praktijk dan zo moeilijk? Kort door de bocht: omdat mensen pijn vermijdende wezens zijn die in eerste instantie ‘ik’ gericht zijn. De weg van de minste weerstand is het gemakkelijkst. Ook is het organisatie belang vooropstellen is niet voor iedereen een basishouding.
Omdat het in de praktijk gaat om het ontbreken van gedrag, spreken wij hier over probleemgebieden. Elk probleemgebied heeft zijn eigen niveau. En elk niveau heeft weer invloed op het andere niveau. Dat betekent dat gevoeligheid voor één van de probleemgebieden al een bedreiging betekent voor het goed functioneren van je team. We geven deze niveaus weer in de Pyramide hieronder.
1. Ontbreken van vertrouwen
Wanneer teamleden niet bereid zijn om zich kwetsbaar op te stellen binnen een groep, dan ontbreekt er vertrouwen. Simpelweg vertrouwen op dat collega’s hun werk goed doen volstaat niet. Teamleden die in alle openheid hun fouten en zwakheden toegeven, kunnen stellen dat ze een basis van vertrouwen hebben. Het gaat erom dat de groep zo veilig en vertrouwd is met elkaar dat je kwetsbaar opstellen niet als kwetsbaar aanvoelt. Dat iedereen ervaart dat collega’s hen niet persoonlijk zullen aanvallen en dat kwaliteiten en valkuilen bij elkaar bekend zijn. Dat betekent uiteraard niet dat blinde vlekken niet moeten worden teruggekoppeld aan elkaar. In teams met een hoge mate van vertrouwen zie je het volgende gedrag: • Geven hun zwakheden en fouten toe; • Durven om hulp te vragen; • Accepteren vragen en de inbreng van anderen op hun eigen werkgebied; • Gunnen elkaar het voordeel van de twijfel tot ze een negatieve conclusie trekken; • Nemen risico’s bij het aanbieden van feedback en hulp; • Waarderen en benutten de vaardigheden en ervaringen van anderen; • Steken tijd en energie in belangrijke zaken, niet in politieke spelletjes; • Bieden verontschuldigingen aan en accepteren die ook zonder aarzelen; • Zien uit naar vergaderingen en andere gelegenheden om als groep te kunnen optreden.
2. Angst voor conflicten
Duurzame relaties hebben productieve conflicten nodig om te kunnen groeien. Goede teams zijn in staat om zich over te geven aan ongeremde en vurige debatten. De manier van werken of nieuwe ideeën dienen hierbij centraal te staan. Die vurige debatten zijn nodig om op een zo kort mogelijke termijn, tot de best mogelijke oplossing te komen.
Goede teams zijn in staat om verhitte debatten te hebben zónder dat er emotionele resten blijven hangen of dat er in hun relatie blijvende schade is aangericht. Wanneer discussies vermeden worden kan dat voedingsbodem zijn voor frustraties en roddel en achterklap in de hand werken. Als team wil je dus juist wel die discussies over de beste manier van werken of een bepaalde aanpak, want die komen de kwaliteit van je dienstverlening ten goede en voorkomen problemen. Moeten we het allemaal met elkaar eens zijn? Goede teams weten dat redelijke mensen niet altijd hun zin hoeven te krijgen om toch achter een beslissing te staan. Daarvoor is het enkel nodig dat hun standpunten worden aangehoord en in de uiteindelijke besluitvorming worden meegenomen.
In een team dat samen conflicten aangaat zie je het volgende:
• Kunnen levendig en boeiend vergaderen;
• Boren de ideeën van alle teamleden aan en profiteren daarvan;
• Lossen echte problemen snel op en beperken de politieke activiteiten;
• Brengen kritieke onderwerpen ter tafel;
• Hebben open, constructieve en ideologische conflicten met elkaar.
3. Gebrek aan betrokkenheid
Betrokkenheid en toewijding zijn belangrijk bij het maken van plannen en besluiten. Wanneer teams ervaren dat hun meningen en standpunten ertoe doen, kunnen zij zich achter beslissingen scharen en de plannen of besluiten ten volle ondersteunen.
Wanneer teamleden tijdens vergaderingen geen ruimte krijgen voor hun meningen dan, lukt het zelden of nooit om zich achter besluiten op te stellen en de plannen te steunen.
Bij het probleemgebied ‘gebrek aan betrokkenheid’ gaat het om twee belangrijke zaken: duidelijkheid en steun. Goede teams werken met complete instemming, óók van de personen die tegen het besluit hebben gestemd zijn aan boord en staan achter de beslissing.
In een team met een hoge mate van betrokkenheid zie je het volgende:
• Schept duidelijkheid over de richting en de prioriteiten;
• Verenigt het hele team rond gemeenschappelijke doelstellingen;
• Ontwikkelt het vermogen om van fouten te leren;
• Profiteert van kansen voordat de concurrentie dat doet;
• Handelt zonder aarzeling.
• Verandert zonder aarzeling of schuldgevoelens van
richting.
4. Vermijden van verantwoordelijkheid
Als je eenmaal duidelijkheid en instemming hebt bereikt, dan is het belangrijk dat je elkaar scherp houdt, afspraken nakomt en hoge eisen stelt aan prestaties en gedrag.
Het gaat in het probleemgebied ‘verantwoordelijkheid’ om de bereidheid van teamleden om hun collega’s aan te spreken op prestaties of gedragingen die het teambelang kunnen schaden. Dit komt voort uit een sterk gevoel van verantwoordelijkheid voor de organisatie.
Teamleden die nauw met elkaar samenwerken, aarzelen soms om elkaar ter verantwoording te roepen, juist vanwege de vrees om een waardevolle persoonlijke relatie in gevaar te brengen. Ironisch genoeg leidt dit er alleen maar toe dat de relatie in kwaliteit afneemt, omdat ze elkaar niet scherp houden.
Teamleden die elkaar op hun verantwoordelijkheden aanspreken • Sporen collega’s die slecht presteren aan om beter hun best te doen; • Tackelen preproblemen door zonder aarzelen een idee of werkwijze ter discussie te stellen; • Bevorderen dat collega’s die hoge maatstaven aanleggen elkaar respecteren; • Vermijden bureaucratie in verband met prestatiemanagement en corrigerende maatregelen.
5. Ontbreken van resultaat
In dit probleemgebied gaat het om de gezamenlijke focus op het halen van de gezamenlijke overkoepelende doelen: de bedrijfsresultaten. Vaak zien we dat mensen in de loop van hun carrière leren dat ze voor zichzelf moeten opkomen als ze hogerop willen komen. Het gevaar hiervan is dat het eigen ego, de erkenning van anderen of de carrièreplanning belangrijker wordt dan de gemeenschappelijke doelen. Het is van groot belang dat de bedrijfsdoelen boven persoonlijke doelen blijven staan. Het vraagt dat werknemers boven zichzelf uitstijgen en zichzelf blijven toewijden naar het collectieve resultaat.
Een team dat zich concentreert op de collectieve resultaten • Houdt prestatiegerichte werknemers vast; • Minimaliseert individualistisch gedrag; • Geniet van successen en lijdt onder mislukkingen; • Profiteert van individuen die hun eigen doelstellingen/belangen ondergeschikt maken aan het teambelang; • Zorgt ervoor dat ze niet worden afgeleid van de doelen. “Not finance. Not strategy. Not technology. It is teamwork that remains the ultimate competitive ad-vantage, both because it is so powerful and so rare.” -- Patrick Lencioni Samenvattend
Er zijn een aantal probleemgebieden die valkuilen vormen in de samenwerking binnen teams. Hierbij vormt één probleemgebied meteen een bedreiging voor alle andere probleemgebieden. De belangrijkste voorwaarden voor een goed functionerend team zijn vertrouwen én het durven geven van feedback. Wij van De Teamtrainers weten dat het toewijding en tijd vraagt om tot de hoogste vorm van samenwerking te komen. Maar zijn jullie eenmaal daar? Dan ga je vliegen met je team! En boek je de resultaten waar je naar op zoekt bent.
Ben je benieuwd waar jouw team staat? Daar hebben wij speciaal een teamtest voor ontwikkeld. Daarnaast hebben we ook uitgebreid kennis en informatie omtrent deze vijf probleemgebieden.
Stuur ons een email of een persoonlijk bericht dan sturen we je deze graag toe! Je kunt ons natuurlijk ook berichten voor concrete hulp of team-vraagstukken.
De Teamtrainers: wij trainen teams!